Werken als Business Support Specialist op de BPO: Q&A met Floor Manager Willemijn Stapel

WIllemijn Stapel vertelt over de rolvan Business Support SpecialistNaast detachering van professionals voert Talent&Pro ook totaalprojecten uit voor opdrachtgevers, ook wel business process outsourcing. Dat doen we op onze BPO-locatie in De Meern. Ons BPO-team voert momenteel opdrachten uit voor verschillende financiële dienstverleners en is op zoek naar versterking. Willemijn Stapel, voorheen consultant bij Talent&Pro en nu als Floor Manager verantwoordelijk voor de coördinatie van de BPO-projecten, vertelt in deze Q&A kort iets over de openstaande vacature van Business Support Specialist. We stelden haar drie vragen over werken op de BPO in deze rol!

Wat maakt werken als business support specialist op de BPO uitdagend en interessant?

Wat deze rol zo gaaf maakt is dat het een perfecte combinatie van regelen en uitvoeren is. Als Business Support Specialist ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de hardware en software waar onze consultants op de BPO mee werken. Je behoudt het overzicht over meerdere projecten en laat je niet gek maken als er een storing optreedt. Je bent daarbij het eerste aanspreekpunt voor de BPO consultants als er IT-problemen ontstaan. Kortom, zonder jou kan er niet gewerkt worden. Daarnaast houd je je bezig met de updates van de behaalde resultaten richting onze opdrachtgevers. Uiteraard is het belangrijk dat we regelmatig aan onze opdrachtgevers rapporteren over KPI’s en de status van projecten. De Business Support Specialist is verantwoordelijk voor het bouwen, uitvoeren en optimaliseren van deze rapportages. Heel gaaf om te weten: jouw verslagen worden besproken in het management van onze klanten! Extra belangrijk dus dat je heldere en volledige rapportages aflevert. De BPO groeit iedere dag en in een snel tempo. Het is een uitdaging om in deze omgeving snel te kunnen schakelen met de juiste stakeholders, zoals de afdeling Business Services, externe software leveranciers en de opdrachtgever.

Hoe ziet de week van een business support specialist eruit?

Die neem ik graag uitgebreid met je door! Maandag is normaal gesproken rapportagedag! Veel opdrachtgevers staan te popelen om de resultaten van de afgelopen week te zien. Verder ondersteun je vandaag een teamleider met het onboarden van nieuwe medewerkers. Je maakt hun accounts aan en legt de ins en outs van het telefoonsysteem uit. Als ze daadwerkelijk aan het werk gaan, sta jij paraat om eventuele technische vragen te beantwoorden, totdat iedereen up and running is!

Dinsdag werk je vanuit huis aan de opstart van een nieuw project. Morgen gaan jullie live, dus vandaag leg je de laatste hand aan het inbouwen van de telefoon-campagne en e-mail. Je hebt voor dit project een nieuwe applicatie uitgezocht voor het videobellen. Samen met de leverancier bespreek je de afspraken rondom de licenties nog een keer en test je of alles werkt. Samen met Officemanagement check je of de laptops voor morgen klaarliggen en of de bestelde headsets volgens planning afgehaald kunnen worden.

Woensdag gaat het nieuwe project van start! De hele dag ben je druk in de weer om technische ondersteuning te bieden aan de consultants binnen het project. Niet alles gaat in een keer goed, maar jij houdt het hoofd koel en lost de issues op. Rond de lunch is alles geregeld en kun jij je gaan richten op het bouwen van de rapportage in Power BI.

Donderdagochtend staat een call met de opdrachtgever gepland. Ze willen graag terugblikken op de eerste dag van het project. Om meer te vertellen over het gebruik van de nieuwe applicatie ben jij aangehaakt. De opdrachtgever heeft nog een aantal vragen over de werking van dit systeem. Uit het gesprek blijkt dat ook functionaliteiten zoals e-mail en chat gewenst zijn voor dit project. Je kan direct informatie geven over de werkwijze en de extra kosten die dit met zich meebrengt. ’s Middags staat er vooral veel overleg gepland. Je bespreekt samen met de afdeling Matching alle projectstart-documenten en blikt samen met het managementteam van de BPO terug op de afgelopen maand.

Op vrijdag bespreek je samen met de nieuwe opdrachtgever en floormanager de rapportage die je hebt opgesteld. Met hun feedback en input leg je de laatste hand aan de inrichting hiervan. Ook komt er een teamleider bij je in de lucht: in het telefoonsysteem moet een vestiging worden toegevoegd. Hij heeft alle beschikbare informatie al ontvangen, dus je kan deze direct inrichten en testen. Voor je het weet is de week voorbij en sluit je gezellig aan bij de vrijdagmiddagborrel!

Wanneer ben je succesvol in deze rol?

Je slaagt als Business Support Specialist wanneer jij met jouw kwaliteiten en inzicht een bijdrage levert aan de soepele verloop en afronding van BPO-projecten. Je levert duidelijke rapportages aan, bent betrokken bij de uitvoering van het project en werkt servicegericht richting consultant en opdrachtgever. Je denkt mee met het BPO management om verbeteringen door te voeren, zorgt voor waardevolle ideeën bij de opstart van projecten en schroomt niet om stakeholders actief te betrekken om jouw doelen en de doelen van de BPO te realiseren. Dat is een goede omschrijving van de Business Support Specialist die wij zoeken voor ons BPO-team!

Solliciteer nu!